[서울=뉴스핌] 정광연 기자 = 서울시가 사상 처음으로 업무현장에서 주요 결재가 가능한 '모바일 업무관리 시스템'을 적용한다. 시대적 변화에 맞춰 모빌리티 기반의 '스마트행정'을 강화함과 동시에 현장민원을 정책에 즉각 반영하는 '신속행정' 환경도 구축한다는 방침이다.

서울시는 17일부터 한달간 행정국 및 스마트도시정책관 5급 이상(62명) 공무원과 6급 이하 공무원 중 희망자를 대상으로 '모바일 업무관리' 시스템을 시범 운영한다고 밝혔다.

서울시청 전경. [서울=뉴스핌]

애플리케이션(앱) 기반의 모바일 업무관리 시스템은 주요 업무 결재와 메모보고, 회의관리 등을 스마트폰이나 태플릿으로 가능하도록 구현했다. 기존에는 별도 인증을 받은 데스크탑이나 노트북에서만 해당 업무가 가능했다.

주요기능은 ▲전자문서(결재대기, 결재진행, 문서공람 등) ▲메모보고 ▲회의관리 ▲S드라이브(개인문서함, 부서문서함 등) 등이다.

모바일 이용시 VPN(가상사설망)에 접속해 사용자 정보 및 1회용 비밀번호를 입력하는 방식으로 보안을 강화했다. 외부 접근을 막기 위해 와이파이 환경에서는 사용할 수 없으며 비공개 문서 등 보안등급이 높은 자료들은 결재나 열람을 제한했다.

문서기안과 접수문서 결재, 압축파일 열람 등도 역시 보안을 이유로 불가능하다. 현재는 안드로이드에서만 접속 가능하다.

서울시가 처음으로 모바일 업무관리 시스템을 도입한 주된 이유는 현장 중심의 '스마트행정'을 강화하기 위함이다. 특히 코로나 이후 사무실이 아닌 공간에서 업무를 진행하는 사례가 늘었다는 점에서 모바일 시스템 구축으로 이같은 변화에 대응한다는 취지다.

또한 결재를 담당하는 5급 이상의 고위공무원들이 현장에서 행정민원 등을 직접 파악하고 곧바로 업무를 진행할 수 있도록 해 '신속행정' 환경도 마련한다는 방침이다. 현장업무가 많은 6급 이하 공무원을 시범 운영 대상에 포함시킨 것도 같은 맥락에서다.

모바일 업무관리 시스템은 우선 한달동안 행정국과 스마트도시정책관을 대상으로 운영한 후 의견을 수렴해 7월 중순부터는 1200여명의 본청 5급 이상 공무원 전원과 현장근무가 많은 직원을 대상으로 신청자를 받아 확대 적용한다. 단 보안관리를 위해 최대 라이센스는 3000개로 제한했다.

오는 27일 광진구를 시작으로 자치구 행정업무에도 모바일 시스템을 지원할 예정이다. 시는 연말까지 월별 주요 데이터를 분석해 지속적으로 시스템을 개선하고 사용 공무원들의 의견을 수렴, 안정성과 효율성을 높인다는 계획이다.

서울시 관계자는 "한국인터넷진흥원 보안진단을 통과하는 등 안정성 검증은 이미 마쳤다. 최근 현장 중심의 행정과 신속한 의사결정의 필요성이 높아지고 있다"며 "앱만 설치하면 결재 등 주요 업무가 가능하기 때문에 업무 효율성이 크게 높아질 것으로 기대한다. 아울러 종이문서 비율이 낮아져 환경에도 도움이 될 것"이라고 설명했다.

peterbreak22@newspim.com